Über das Thema Online-Rechnungen finden Sie hier einen ausführlichen Artikel.
Zusammengefasst kommt heraus:
- In der Buchhaltung dürfen nur Rechnungen mit einer Signatur aufgenommen werden.
- Die Signatur muss jeder Empfänger selbst prüfen und das Ergebnis der Prüfung dokumentieren.
- Weiter Arbeitsschritte (wie Eingang, Archivierung oder Konvertierung) müssen protokolliert (!) werden.
- Bei einer Betriebsprüfung ist nur das elektronisch eingegangene Original steuerlich relevant. Nicht die ausgedruckte Kopie!
- Mails, Rechnungen, Signaturen, Protokolle usw. müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
JEDE Rechnung, die per Mail eintrifft, braucht eine Signatur. Nicht nur Rechnungen von großen Unternehmen!
Es reicht also nicht, einfach Rechnungen auszudrucken, die per Mail geschickt wurden oder die online abrufbar sind. Und wer sich darauf verlässt, dass sein Lieferant (wie Provider oder Telefongesellschaft) die Rechnungen richtig archivieren, der kann bei der Prüfung vielleicht eine böse Überraschung erleben.
Verschicken Sie selbst Rechnungen via Internet?
Mit Signatur? Oder einfach so ohne?
Bei aller Ersparnis – handeln Sie im Sinne Ihrer Kunden.
Ein Kunde hat einiges zu tun im elektronischen Geschäftsverkehr. Über die Pflichten beim elektronischen Rechnungsempfang sollten Lieferanten deshalb ihre Kunden verständlich und umfassend aufklären. Denn, tritt ein Schaden durch Rückforderung gezogener Vorsteuern ein, kann dies im schlimmsten Fall zum Abbruch der Geschäftsbeziehung führen. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob die eingesparten Kosten beim Versand von Online-Rechnungen den Verlust eines Kunden wert sind.
Schlagworte: Online Rechnungen
19. August 2008 um 5:47
Prima Tipp! Doch nun wirds spannend. Wie funktioniert eine Signatur und wie erhalte ich die? Möglichst ohne Hunderte von Euros zu zahlen wie z.B. bei der Handelskammer…
Danke und weiter so!
petramar
20. August 2008 um 5:59
Hallo Petramar,
Danke für die Anregung.
Eine elektronische Signatur kann man mit einem Personalausweis für die Online-Kommunikation vergleichen. Sie ersetzt die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform zum Beispiel eben bei Rechnungen. Diese Signatur ist dann wie eine handschriftliche Unterschrift auf dem Papier.
Eine Signatur basiert auf Schlüsselpaaren. Jedes einzelne Schlüsselpaar identifiziert eindeutig einen Eigentümer. Der Schlüssel wird nach einem mathematischen Algorithmus erstellt und zusammen mit Zertifikat und Dokument verbunden. Diese bilden dann das elektronisch unterschriebene Dokument.
Für eine elektronische Signatur braucht man Signatursoftware , Chipkarte und Kartenlesegerät.
Zum diesem Thema gibt es viele Anbieter für jeden Bedarf. Z. B. Post, Banken, Sparkassen und viele weitere. Für welches Angebot ein Unternehmen sich letztendlich entscheidet, hängt dann vom Einzelfall ab.
Der Verwaltungsaufwand für den Rechnungsempfänger ist aber sehr groß. Besonders kleinere Unternehmen sind da schnell überfordert.
Ich habe mich entschieden, nur mit Unternehmen zusammen zu arbeiten, von denen ich eine ganz normale Papierrechnung bekomme. Und genau das rate ich auch meinen Kunden.
Ich möchte für eine Ware oder Dienstleistung nicht mit mehr Verwaltungsaufwand „bestraft“ werden und dann auch noch die Kosten für den Ausdruck tragen.