In Briefen sieht es einfach unschön aus, wenn Abkürzungen wie z. B. oder Namen durch einen Zeilenumbruch getrennt werden. Abhilfe schafft das „geschützte Leerzeichen“. Mit der Tastenkombination Umschalt + Strg + Leerzeichen wird erreicht, dass am Zeilenende beide Wörter bzw. Buchstaben in die neue Zeile rutschen.

Die Firma Inotrade GmbH bietet USB-Sticks in ausgefallenen Formen. Ob Chilischote, Tennisball, Gitarre, Kugelschreiber oder Armband, hier finden Sie innovativen Firmenpräsente. Sie können Formen und Farben der Sticks genauso frei gestalten wie die Werbeaufdrucke, Firmenlogos oder Schriftzüge.

Jeder Mensch hat sein ganz persönliches Ordnungssystem. Die einen kommen mit ihrem persönlichen System gut zurecht und bei anderen funktioniert es so gar nicht.

Eigentlich ist das mit dem Ordnunghalten ganz einfach. Man gibt jedem Ding im Büro einen festen Platz. Also jeder Locher, Hefter, Kugelschreiber, Ordner, jede Büroklammer, Mappe, jedes Blatt Papier hat einen fest definierten Ort.

Bis hierhin ist es ganz einfach. Wirklich!

Weil – eigentlich hat ja schon alles einen festen Platz. Wenn Sie sich in Ihrem Büro einmal umschauen, werden Sie mir Recht geben. Eigentlich wissen Sie genau, wo jedes Teil stehen SOLLTE.

Der schwierigere Part ist also, diese Dinge auch an ihrem Platz zu halten.

Egal, welche Methode Sie anwenden; egal, für welches System Sie sich entscheiden – eines haben sie alle gemeinsam: Wird die „Platz-Regel“ nicht eingehalten, beginnt erst unmerklich, dann aber immer deutlicher, das Durcheinander.

Wenn Sie sich für Ihr Büro also wirklich Ordnung und Überblick wünschen, bleibt nur ein Weg: Alle Dinge müssen zurück an Ihren Platz.

Jeden Tag nur einige Minuten investieren und so die ganze Woche über die Vorteile eines aufgeräumten Büros nutzen. Jeden Tag das Büro mit einem leeren, aufgeräumten Schreibtisch verlassen, das ist am effektivsten.

Aber nicht jeder ist der Typ dafür. Nicht jeder findet die Zeit dafür. Oder glaubt nur, sie nicht zu finden.

Wenn ich die Zusammenarbeit mit neuen Kunden beginne, finde ich oft einen Zustand kurz vor dem Untergang vor. Das ist für mich die beste Ausgangssituation. Je unordentlicher es ist, desto einfacher wird meine Arbeit. Es bedeutet, der Kunde hat schon einiges ausprobiert, es hat aber nicht funktioniert. Jetzt ist der Zustand so kritisch, dass ich nur wenig Überzeugungsarbeit leisten muss.

Und genau das brauche ich: Die Bereitschaft, mitzumachen. Die Einsicht, dass es notwendig ist. Und die Erfahrung, dass ein Bisschen ab und zu eben nicht reicht.

Bei meinem „Chaos“-Kunden hat sich bewährt, einmal pro Woche Ordnungszeit fest einzuplanen. Wir gehen dann gemeinsam die Dinge der letzten Woche durch und dabei wird kräftig geräumt. Oft tauchen jetzt auch vermisste Unterlagen oder wichtige CDs wieder auf.

Während ich anschließend meiner Arbeit als Tagesassistentin nachgehe, beschäftigt sind meine Kunde noch einige Zeit mit der Ordnung. So bauen wir Woche für Woche das weiter Chaos ab. Inzwischen freut er sich sogar auf „unseren“ Tag

Und wenn Sie nun keine Tagesassistentin haben, die Sie jede Woche wieder motiviert? Dann bleibt nur der konsequente Eintrag in Ihrem Terminkalender „Aufräumen“.

Und das jede Woche wieder.

Über das Thema Online-Rechnungen finden Sie hier einen ausführlichen Artikel.

Zusammengefasst kommt heraus:

• In der Buchhaltung dürfen nur Rechnungen mit einer Signatur aufgenommen werden.
• Die Signatur muss jeder Empfänger selbst prüfen und das Ergebnis der Prüfung dokumentieren.
• Weiter Arbeitsschritte (wie Eingang, Archivierung oder Konvertierung) müssen protokolliert (!) werden.
• Bei einer Betriebsprüfung ist nur das elektronisch eingegangene Original steuerlich relevant. Nicht die ausgedruckte Kopie!
• Mails, Rechnungen, Signaturen, Protokolle usw. müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.

JEDE Rechnung, die per Mail eintrifft, braucht eine Signatur. Nicht nur Rechnungen von großen Unternehmen!

Es reicht also nicht, einfach Rechnungen auszudrucken, die per Mail geschickt wurden oder die online abrufbar sind. Und wer sich darauf verlässt, dass sein Lieferant (wie Provider oder Telefongesellschaft) die Rechnungen richtig archivieren, der kann bei der Prüfung vielleicht eine böse Überraschung erleben.

Verschicken Sie selbst Rechnungen via Internet?
Mit Signatur? Oder einfach so ohne?
Bei aller Ersparnis – handeln Sie im Sinne Ihrer Kunden.

Ein Kunde hat einiges zu tun im elektronischen Geschäftsverkehr. Über die Pflichten beim elektronischen Rechnungsempfang sollten Lieferanten deshalb ihre Kunden verständlich und umfassend aufklären. Denn, tritt ein Schaden durch Rückforderung gezogener Vorsteuern ein, kann dies im schlimmsten Fall zum Abbruch der Geschäftsbeziehung führen. Spätestens dann stellt sich die Frage, ob die eingesparten Kosten beim Versand von Online-Rechnungen den Verlust eines Kunden wert sind.

Über die gerade beendete Block-Parade „Business-Tipp“ bin ich auf folgenden Artikel gestoßen: „Überprüfe regelmäßig, ob du dein eigener Kunde sein möchtest“ .

Diesen Gedanken möchte ich gern provokativ weiterführen. Im Business-Tipp von Norbert Jothann geht es um Kundenbeziehungen.

Ganz klar: Mein Kunde – mein höchstes Gut. Mein Auftrag – meine Einnahmequelle. Je lukrativer der Auftrag, je besser die Kundenbeziehung, desto mehr Umsatz.

Aber:
Wie steht es um die Beziehung zu Lieferanten und Dienstleistern? Enge Zeitfenster, hohe Kundenerwartungen, großer Kostendruck, der Wettbewerb mit seinen Dumpingpreisen und das eigene Gewinnstreben.

Da sind alle Ratschläge über gute Geschäftsbeziehungen und Win-Win-Situationen schnell vergessen.

Jeder Unternehmer hätte gern eine Kundenliste ausschließlich mit A-Kunden. Wo nur sollen diese alle herkommen, wenn so viele sich ihren Lieferanten gegenüber wie C-Kunden verhalten?

Darum: „Möchtest du dein eigener Kunde sein?“

Ich habe gerade ein Projekt abgeschlossen. Nun gibt es für die Projektarbeit in meinem Terminkalender als Tagesassistentin wenig Raum. Aber dieses Projekt war inhaltlich spannend, herausfordernd, da in einer neuen Branche und zeitlich passte es auch.

Die Zusammenarbeit war sehr konstruktiv, der Kunde hat alles gut umgesetzt und so konnten wir das Projekt erfolgreich beenden. Es hat Spaß gemacht und ich war für eine weitere Geschäftsbeziehung hoch motiviert.
Natürlich wurde dieser Kunde sofort ein „A-Kunde“ .

Inzwischen warte ich sehnsüchtig auf den Projektabschluss – d. h., ich warte auf den Ausgleich meiner Rechnung. Ich warte – und telefoniere hinterher. Ich warte – und schreibe Mahnungen.
Ich warte nicht mehr lange – und dann schalte ich einen Anwalt ein.

Und so wird schnell aus einem A ein C.

Teuer erkaufte Erfahrungen haben mich gelehrt, dass ich mir eine weitere Zusammenarbeit mit C-Kunden nicht leisten kann. Sie sind einfach zu kostspielig.

Schade. Wieder ein Unternehmer, der sich die Frage „Möchtest du dein eigener Kunde sein?“ hätte stellen sollen.

Formatvorlagen können auch in Excel erstellt werden. Sie erleichtern, genau wie bei Word, die einheitliche Gestaltung.

In einer Formatvorlage werden unterschiedliche Formatierungen definiert, wie zum Beispiel Schriftart und -farbe, Größe, Ausrichtung, Rahmen, Hintergrundfarbe, Zellschutz, usw. Diese Formatierungen können dann „per Knopfdruck“ auf andere Zellen übertragen werden.

Und so wird es gemacht:
Eine eigene Formatvorlage erstellen:
Wählen Sie zunächst eine Zelle aus und gestalten Sie diese nach Wunsch. Klicken Sie dann auf das Menü Format, Formatvorlage. Im Dialogfenster Formatvorlage überschreiben Sie den Eintrag „Standard“ mit dem neuen Namen der Vorlage – etwa MeineFormatvorlage. Drücken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hinzufügen und dann OK.

Eigene Formate zuweisen:
Möchten Sie einen Zellbereich oder eine Zelle mit dieser Vorlage formatieren, rufen Sie den Dialog Formatvorlage auf, wählen anstatt der Voreinstellung „Standard“ den Namen der Vorlage aus der Liste aus und klicken auf OK:

Achtung:
Ändern Sie später die Eigenschaften dieser Formatvorlage (etwa Schriftfarbe), wirkt sich das automatisch auf alle Stellen in der Tabelle aus, die mit dieser Formatvorlage gestaltet wurden.

(Für- Excel 2002, Excel 2003)
Gefunden bei: www.von-wilmsdorff.com.

Ein Anwalt klagte gegen die monatlichen Rundfunkgebühren von 5,52 Euro für beruflich genutzte Rechner und gewann. Das Verwaltungsgericht Koblenz entschied, der Mann sei kein Rundfunkteilnehmer, obwohl er mit seinem PC übers Internet öffentlich-rechtliche Programme schauen könne. Ein Computer in Geschäftsräumen werde normalerweise nicht zum Empfangen von TV-Programmen genutzt, so das Gericht. Es verwies außerdem auf das Grundrecht der Informationsfreiheit, sich aus allgemein zugänglichen Quellen zu informieren.

Ob die Gebühreneinzugszentrale (GEZ) gegen das Urteil Berufung einlegen wird, ist noch nicht bekannt.

Meldung Chip.de vom 30.07.2008

]]> http://bueroahrens.wordpress.com/2008/08/01/keine-rundfunkgebuhren-auf-buro-rechner/feed/ 0 Ahrens Büroservice http://bueroahrens.wordpress.com/2008/07/30/kaufmannisches-rechnen/ http://bueroahrens.wordpress.com/2008/07/30/kaufmannisches-rechnen/#comments Wed, 30 Jul 2008 13:03:09 +0000 bueroahrens http://bueroahrens.wordpress.com/?p=63 ]]>

Qualität hat ihren Preis. Logisch. Denn Qualität setzt sich zusammen aus fundiertem Know-how, gutem Service und Wertbeständigkeit.

Bei einem billigen Produkt gilt: Wenig Geld für viel Material. Dabei sind Beschaffenheit und Güte eher zweitrangig. Gleiches gilt für Dienstleistungen. Wer für ein paar Euro pro Stunde arbeitet, verliert schnell den Spaß und die Lust, sein Wissen und Können gezielt einzusetzen.

Also hat auch schlechte Qualität einen Preis. Nämlich einen zu hohen. Für eine minderwertige Ware oder Dienstleistung ist jeder Euro rausgeschmissenes Geld.

Auch ein sogenanntes „gutes Preis-Leistungs-Verhältnis“ kann ein Missgriff sein. Zahlt es sich wirklich aus, für billiges Geld etwas Minderwertiges einzukaufen?

Bei allen Kosten-Nutzen-Überlegungen wird oft vergessen: Wer billig kauft – kauft meistens 2 Mal. Und wer doppelt kauft, hat auch den doppelten Aufwand.

Unternehmerisches Rechnen beinhaltet aber immer auch den Aufwand für eine Arbeit. Zeit ist Geld. Zeit, die für die zweite Recherche und den zweiten Kauf benötigt wird, steht nicht mehr für das Kerngeschäft zur Verfügung. Zeit, die bei schlechtem oder fehlendem Service verschwendet wird, fehlt für Kunden und Aufträge. Zeit, die bei der Jagd nach dem vermeintlich besten Preis verrinnt, fehlt für Ideen und neue Erfolge.

Wenn auch der persönliche Stundenlohn für Einkauf und Aufwand eingerechnet wird (inkl. einem Puffer für den evtl. Zweitkauf , wird aus einem günstigen Preis schnell ein teures Vergnügen.

Qualität hat ihren Preis. Ja. Aber bei genauerem Hinsehen ist dieser oft kleiner als ein Sonderangebot.

Wer auf Qualität achtet, findet gute Waren und Dienstleistungen, bequemen Service und verdient dank Zeitersparnis mehr Geld mit seinem eigenen Geschäft.

Egal, in welcher Branche Sie tätig sind. Egal, ob Sie viel oder wenig Zeit in Ihrem Betrieb verbringen. Ihr Büro ist die Schaltstelle Ihres Unternehmens!

Sie sind der Motor – aber an Ihrem Schreibtisch entscheidet sich, ob Ihr Unternehmen ein Fiat oder ein Ferrari wird.

Ein ungeordnetes Büro bremst den Unternehmenserfolg aus. Im schlimmsten Fall sogar ab.

Zum Einen ist da der Faktor Zeit. Unordnung ist gleich Suchen. Und Suchen kostet Zeit. Viele Unternehmer wünschen sich eine 9 Tage Woche bei 30 Stunden pro Tag. Jedem Menschen stehen aber nur 1.440 Minuten am Tag zur Verfügung. Wenn nun Zeit nicht dehnbar ist, muss man sie effizient nutzen.

Zum Anderen sind da die Aufmerksamkeitseinheiten. Die Anzahl dieser Einheiten bei jedem Menschen individuell, aber trotzdem immer begrenzt. Ein Teil unserer Aufmerksamkeitseinheiten ist bereits in den Dingen des täglichen Lebens fest gebunden. Der persönliche Tagesrhythmus, Familie, Freunde, Bekannte, Wohnung, Haus, Auto, Hobby, Essen, Trinken, Schlafen, Probleme, Sorgen, Wünsche, Träume und vieles mehr.

Ein weiterer Teil wird für die Arbeit an sich gebraucht. Schon die einfache Fähigkeit, einen Computer zu bedienen, belegt Einheiten. Unser Wissen und Können muss ja jederzeit abrufbar sein. Je größer also die Fach- und Sozialkompetenz ist, desto mehr Aufmerksamkeitseinheiten werden benötigt.

Der Mensch braucht für alles, was er tut, sieht, anfasst oder bedenkt, Aufmerksamkeitseinheiten. D. h., jede Arbeit, die aufgeschoben wird, jeder Zettel, der rumliegt, jede ungelesene Zeitschrift, jeder volle Ablagekorb und jedes Suchenvorhaben bindet Einheiten.

Und so sind schnell alle Aufmerksamkeitseinheiten beschäftigt. Dann steckt man im Hamsterrad. Man verliert Erfolg und Weiterentwicklung des Unternehmens aus den Augen. Denn es sind keine Einheiten zum Sehen mehr frei.

Ordnung und Struktur sind also nicht nur Schlagworte, die gerade „in“ sind. Sie sind Grundvoraussetzung für den Unternehmenserfolgt.

Ordnung und Struktur schaffen Freiraum auf dem Schreibtisch und im Kopf.

]]> http://bueroahrens.wordpress.com/2008/07/20/ihr-buro-%e2%80%93-die-schaltstelle-ihres-unternehmens/feed/ 0 Ahrens Büroservice http://bueroahrens.wordpress.com/2008/07/19/wo-sind-die-befehle-von-office-2003-in-office-2007-geblieben/ http://bueroahrens.wordpress.com/2008/07/19/wo-sind-die-befehle-von-office-2003-in-office-2007-geblieben/#comments Sat, 19 Jul 2008 18:04:29 +0000 bueroahrens http://bueroahrens.wordpress.com/?p=26 ]]>

Mit der Version 2007 hat das Office-Paket von Microsoft eine neue Oberfläche erhalten. Die Umstellung auf die geänderte Befehlsstruktur fällt nicht immer leicht. Hier bieten die interaktiven Referenzhandbücher von Microsoft schnelle Hilfe.

Das interaktive Referenzhandbuch für Word 2007
Das interaktive Referenzhandbuch für Excel 2007
Das interaktive Referenzhandbuch für PowerPoint 2007

Außerdem gibt es Excel-Tabellen mit den neuen Befehlen zum Download für Word, Excel und PowerPoint. Hier kann man immer schnell nachsehen, wenn einmal die Suchideen ausgehen.